Actieve openbaarheid van bestuur
Overheidsdiensten moeten duidelijk en voldoende informeren over hun beleid, regelgeving en dienstverlening. Ook een lokaal bestuur is verplicht om de bevolking correct, tijdig en op verstaanbare manier te informeren over haar beleid en diensten. Dat is het principe van actieve openbaarheid: de overheid neemt zelf het initiatief om je op de hoogte te brengen.
Register der bekendmakingen
Lokale besturen zijn verplicht om binnen welbepaalde termijnen een aantal welomschreven besluiten, lijsten met besluiten, stukken en reglementen en verordeningen te publiceren op hun webtoepassing.
De correcte publicatie van de welomschreven reglementen en verordeningen van het lokaal bestuur moet blijken uit het register der bekendmakingen van deze reglementen en verordeningen.
Het lokaal bestuur Galmaarden maakt gebruik van de gespecialiseerde en gevalideerde notuleringsoftware van de firma Cipal Schaubroeck om de besluitvorming administratief te ondersteunen en te publiceren. Deze software is aangepast aan de laatste standaarden en technische specificaties (maturiteitsniveau 2 behaald in het validatieprogramma van het Agentschap Binnenlands Bestuur). In de raadpleegomgeving worden, in overeenstemming met de geldende publicatieverplichtingen, de nodige documenten (agenda, besluitenlijsten, notulen en uittreksels van besluiten) gepubliceerd. Dit systeem bevat de unieke identificatie en datum van publicatie van het bekendgemaakte document en is zo opgezet dat onmerkbare wijziging van de gepubliceerde en gelogde gegevens redelijkerwijs kan worden uitgesloten. De raadpleegomgeving is hier terug te vinden: https://galmaarden-echo.cipalschaubroeck.be/raadpleegomgeving/
In de onderstaande rubriek, passieve openbaarheid van bestuur, vertellen wij je hoe je inzage kan krijgen in de besluiten die op deze lijsten zijn vermeld.
Meen je een klacht te moeten indienen bij de toezichthoudende overheid omdat het volgens jou gaat om niet reglementair genomen beslissing? Dan kan je gebruik maken van de Vlaamse klachtenwegwijzer.
Heb je een klacht bij de werking van jouw lokaal bestuur in het algemeen?
Passieve openbaarheid van bestuur
Als burger heb je ook het recht om een bestuursinstantie te vragen naar de openbaarmaking van bestuursdocumenten, hetzij door inzage te verlenen, door uitleg te verschaffen of door een afschrift te geven. Dat is het principe van passieve openbaarheid: je vraagt toegang tot documenten aan de overheid.
Op de regel om bestuursdocumenten openbaar te maken, bestaan slechts enkele uitzonderingen, bijvoorbeeld om het recht op privacy van burgers en het recht op bescherming van intellectuele eigendommen van bedrijven veilig te stellen.
Wat zijn bestuursdocumenten?
De definitie van een bestuursdocument is zeer ruim. In principe kan alle informatie waarover de overheid beschikt worden opgevraagd, ongeacht de informatiedrager (papier, digitaal, audiovisueel). De aanvraag moet betrekking hebben op bestaande documenten.
Je kan de overheid dus bijvoorbeeld niet vragen om:
- gegevens te verzamelen uit dossiers en daaruit een nieuw document op te maken om de aanvraag te beantwoorden
- gevraagde informatie te verwerken of te analyseren
- bijkomende uitleg op te schrijven
- een samenvatting van een omvangrijk dossier te maken
- toekomstige documenten, als het document niet af is of onvolledig is, moet het niet worden vrijgegeven
- documenten die fysiek vernietigd zijn conform de voorschriften van het archiefdecreet.
Toepassingsgebied
In Vlaanderen geldt het recht van openbaarheid ten aanzien van alle Vlaamse ‘overheidsinstanties’. De volgende instanties moeten het Vlaams decreet op openbaarheid van bestuur toepassen:
Vlaamse overheid
- het Vlaams Parlement (externe website), zijn diensten en de instellingen die aan het Vlaams Parlement verbonden zijn
- de autonome diensten die onder toezicht staan van het Vlaams Parlement
- de Vlaamse Regering en de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering
- de Vlaamse administratie
- de provinciegouverneurs en de arrondissementscommissarissen
- de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie
- de Vlaamse adviesorganen
- de Vlaamse administratieve rechtscolleges.
Lokale overheden
- de gemeenten
- de districten
- de provincies
- de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (OCMW's)
- de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden
- de welzijnsverenigingen
- de besturen van de erkende kerk- of geloofsgemeenschappen van de erkende erediensten.
Wie kan documenten opvragen?
Iedereen kan bestuursdocumenten opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen, feitelijke verenigingen of groeperingen, bedrijven, … De nationaliteit of de woonplaats van de aanvrager speelt geen rol. Ook overheden kunnen documenten bij andere overheden opvragen.
Hoe vraag je bestuursdocumenten aan?
Voor documenten in het bezit van jouw lokaal bestuur, volstaat het om een eenvoudige brief of mail te versturen:
Gemeente Galmaarden
Marktplein 17, 1570 Galmaarden
info@galmaarden.be
OCMW Galmaarden
Marktplein 19, 1570 Galmaarden
sociaalhuis@galmaarden.be
Je geeft zelf aan welke vorm van openbaarmaking je verkiest:
- inzage in het document (gratis)
- uitleg over het document (gratis)
- een afschrift van het document (tegen betaling van een retributie voor de kopies).
Wat indien het antwoord op jouw vraag je niet tevreden stelt?
Als je niet tevreden bent met de afhandeling van jouw openbaarheidsverzoek (jouw aanvraag voor inzage in documenten wordt geweigerd, niet beantwoord of niet correct uitgevoerd), dan kan je een beroep indienen bij de Beroepsinstantie inzake de Openbaarheid van Bestuur van de Vlaamse overheid.
- Er is geen beslissing genomen binnen 20 kalenderdagen na jouw verzoek. Vanaf het verstrijken van die termijn kan je te allen tijde beroep aantekenen.
- Er is een beslissing genomen. Dan moet daar in principe op vermeld staan op welke wijze je het beroep moet indienen:
- Als de beroepsprocedure vermeld wordt, heb je hiervoor 30 kalenderdagen tijd.
- Wordt er geen melding gemaakt van de beroepsprocedure, dan start de termijn voor het indienen van een beroep pas 4 maanden nadat je in kennis werd gesteld van de beslissing.
- Er is een beslissing genomen, maar die werd niet of niet correct uitgevoerd binnen 20 kalenderdagen. In dat geval moet je een beroep indienen binnen 30 kalenderdagen, waarbij die beroepstermijn begint te lopen vanaf het verstrijken van deze termijn.
- Als de aanvraag wordt afgewezen omdat het om een niet voltooid document gaat, dan moet de overheid vermelden welke instantie verantwoordelijk is voor de afwerking van het document en tevens de geschatte termijn meedelen die voor de voltooiing nodig is.
Hoe verloopt de beroepsprocedure?
Aanvraag tot beroep
Je moet jouw aanvraag tot beroep schriftelijk indienen (per brief of e-mail):
Beroepsinstantie inzake de Openbaarheid van Bestuur
Departement Kanselarij en Bestuur
Herman Teirlinckgebouw
Havenlaan 88
1000 Brussel
openbaarheid@vlaanderen.be
Je vermeldt duidelijk waartegen je beroep instelt:
- een beslissing om (een gedeelte van) een document niet openbaar te maken
- het uitblijven van een beslissing
- het niet-uitvoeren van een beslissing.
Je voegt bij jouw beroepsschrift, een kopie van jouw oorspronkelijke aanvraag en een kopie van de eventuele (gedeeltelijke) weigeringsbeslissing. Doe je dat niet, dan wordt de behandelingstermijn van 30 dagen voor de beroepsinstantie opgeschort, tot de beroepsinstantie in het bezit is van de vereiste documenten.
Beslissing van de beroepsinstantie
De beroepsinstantie antwoordt binnen 30 dagen vanaf de dag na de ontvangst van het beroep. De beslissing wordt ten laatste op de laatste dag van die termijn naar de betrokken partijen opgestuurd, meer bepaald naar de aanvrager en de betrokken overheidsdienst.
Uitvoering van de beslissing
De uitvoering van een beslissing tot inzage gebeurt uiterlijk binnen de 40 dagen na de ontvangst van het beroep.
Als de betrokken overheidsdienst ondanks een positief beroep weigert openbaarheid toe te staan, dan regelt de beroepsinstantie zelf de openbaarmaking van de gevraagde documenten aan de aanvrager.
Meer info
Meer informatie over de regelgeving van de openbaarheid van bestuur vind je hier.