Evenementenloket

Wil je een buurtfeest, fuif, fiets- of wandeltocht of een ander evenement organiseren? Dan heb je de toelating nodig van je lokaal bestuur.
Deze toelating dien je online aan te vragen via het Eaglebe evenementenloket. Zo krijg je meteen ook een uitgebreid overzicht van je taken en verplichtingen als organisator. 
Samen met de toelating krijg je dan ook de nodige vergunningen, voor bv. geluidsafwijking, inname openbaar domein, parkeer- en/of rijverbod, kampvuur, vuurwerk, of het schenken van sterke dranken.

Vanaf 7 maart 2022 lopen alle aanvragen via het evenementenloket. Deze toepassing stelt het bestuur ook rechtstreeks in contact met externe diensten zoals brandweer, politie én de buurgemeenten Gooik, Herne, Lennik en Pepingen.

Wat is een evenement?

Een evenement is een activiteit die plaatsvindt op het openbaar domein of plaatsvindt op privéterrein én publiek toegankelijk is of specifieke vergunningen vereist (geluidsafwijking, schenken van sterke dranken, kampvuur, vuurwerk...).

Wanneer aanvragen?

Evenementen checklist:

(TIP: 1 vinkje = evenementenaanvraag)

• De activiteit is openbaar toegankelijk
• Ik wil openbaar domein innemen
• Ik wil muziek afspelen luider dan 85 db
• Ik wil muziek afspelen na 22 uur
• De activiteit veroorzaakt verkeershinder
• Ik wil sterke dranken schenken
• Ik wil publiciteitsborden plaatsen
• Ik gebruik tijdelijke constructies (bv. feesttent, springkastelen, tribune, foodtrucs, technische installatie,...)
• Er zijn speciale risico’s (bv. bbq, kampvuur, vuurwerk, vuurkorven, gasinstallatie,...)

Volgende aanvraagtermijnen dienen gerespecteerd te worden:

• eetfestijn: 30 dagen
• markt, braderie, kermis: 30 dagen
• muziek, dans en podiumkunsten: 30 dagen
• wijk- en buurtfeest: 30 dagen
• andere: 30 dagen
• horeca en handelsactiviteit: 42 dagen
• sportevenement (uitgezonderd wielerwedstrijden): 60 dagen
• fuif: 90 dagen
• stoet en optocht: 90 dagen
• wielerwedstrijden (momenteel nog niet via het Eaglebe evenementenloket): 98 dagen (= 14 weken)

Voor organisaties bestaande uit verschillende van bovenstaande types evenementen, dienen de verschillende specifieke aanvraagformulieren ingevuld te worden en geldt voor de hele organisatie de langste aanvraagtermijn.

Dien je aanvraag tijdig in!

Evenementen die te laat aangevraagd worden, kunnen niet meer behandeld en dus ook niet vergund worden! 
2022 is een overgangsjaar: kan je de juiste datum niet meer selecteren, neem dan contact op met de dienst Vrije tijd. 

Door je aanvraag tijdig in te dienen kunnen we ook nagaan of je activiteit niet gehinderd wordt door andere evenementen, wegwerkzaamheden of andere werken en verbouwingen.

Hoe aanvragen? 

Om de aanvragen snel en eenvoudig te kunnen verwerken, vul je het desbetreffende evenementenformulier digitaal in. Je dossier komt zo onmiddellijk bij de juiste dienst terecht. Opgelet! Selecteer de gemeente waar jouw evenement doorgaat!

Hoe verloopt de aanvraag?

• DE AANVRAAG
  Maak een account aan via EagleBe evenementenloket. Door een account aan te maken dien je bij je aanvragen niet telkens je contactgegevens opnieuw in te vullen. Je hoeft je aanvraag ook niet in 1 keer in te vullen. Het systeem bewaart je formulier zodat je op een later tijdstip verder kunt werken. Eveneens kan je een aanvraag kopiëren om ze opnieuw te gebruiken bij de volgende editie van je evenement.
  Zorg ervoor dat je dossier volledig is. Plannen, affiches en andere documenten kan je opladen. Het formulier is dynamisch, afhankelijk van je antwoorden, moet je meer of minder invullen.
  
  
• DE BEVESTIGING
  Via mail krijg je een bevestiging van je aanvraag. Als er informatie ontbreekt, ontvang je een mail met de vraag jouw dossier te vervolledigen. De gemeentelijke diensten behandelen jouw aanvraag, verzamelen de nodige adviezen van de betrokken interne en externe diensten en brengen je via mail op de hoogte van de beslissing. Lees alle documenten aandachtig en hou ze bij de hand tijdens het evenement.
  
  
• DE OPVOLGING
  Eens de aanvraag goedgekeurd is, kan je jouw toelatingen en vergunningen ook downloaden via het evenementenloket. Je kan de status van jouw dossier steeds online opvolgen:
  • validatie: de aanvraag is in verwerking
  • onvolledig: er ontbreken gegevens
  • geweigerd: het evenement is niet toegelaten
  • advies: adviezen worden gevraagd aan de betrokken interne en externe diensten
  • probleem: een negatief advies wordt intern verder onderzocht
  • autorisatie: verwerking in de eindfase
  • goedgekeurd: het evenement is goedgekeurd
  • afgekeurd: het evenement is niet goedgekeurd
    
    

Extra ondersteuning

Indien nodig kan je ook materiaal lenen (enkel voor erkende verenigingen) of een zaal huren. 
Loop je vast of heb je graag iets meer uitleg, gebruik onze handleiding. 

Nog vragen? Contacteer de dienst Vrije Tijd! We helpen je graag verder.

Nuttige info 

• Zonaal reglement houdende maatregelen ter preventie van brand en ontploffing bij evenementen
• Algemeen politiereglement