Evenementen dienen aangevraagd te worden via het Eaglebe evenementenloket. Hierbij vind je als organisator alle nodige info voor het organiseren van een evenement.
Toepassingsgebied - kader
Dit kader is van toepassing op de evenementen georganiseerd op het grondgebied van de gemeente Galmaarden. Het geeft de verplichtingen voor de organisatie van evenementen weer en de ondersteuning die vanuit de gemeente geboden wordt.
Het toepassingsgebied wordt ook duidelijk geschetst in:
- het fuif- en feestreglement (zie onderaan deze pagina)
- het algemeen politiereglement politiezone Pajottenland
- het zonaal reglement houdende maatregelen ter preventie van brand en ontploffing bij evenementen
Als bestuur wordt er van een organisatie verwacht dat je deze reglementen doorleest alvorens jouw evenement op te starten.
Bij meerdaagse evenementen is een veiligheidscel verplicht.
Definities
Evenement
Onder evenementen of feestelijkheden dienen te worden begrepen alle voor het publiek toegankelijke activiteiten.
De evenementen worden onderverdeeld in 10 types:
- Markt, braderie, kermis
- Stoet/optocht
- Wijk- en buurtfeest
- Sportevenement
- Wielerwedstrijden (op dit moment nog niet via het Eaglebe evenementenloket)
- Fuif
- Eetfestijn
- Muziek, dans en podiumkunsten
- Horeca en handelsactiviteit
- Andere
Publiek (toegankelijk) evenement
Evenement waarbij om het even wie zonder onderscheid toegelaten is, doordat het toegankelijk is op onder meer één van volgende wijzen:
- helemaal vrij toegankelijk
- gratis
- tegen betaling van een bedrag aan de ingang
- op voorlegging van een uitnodiging of toegangskaart die verspreid of verkocht werd aan iedereen die erom vroeg zonder enige selectie
- met een uitnodiging die geen individueel karakter heeft of zonder naamsvermelding
- met een uitnodiging die in de media is verschenen en voor iedereen bestemd is
Privaat evenement (op uitnodiging)
Evenement waarvoor men op naam is uitgenodigd of waarvoor de genodigden worden gekozen omdat er een specifieke band bestaat tussen de gastheer en de genodigden.
Openbare ruimte
De openbare ruimte omvat ongeacht het eigendomsrecht:
- de openbare weg: wegen of pleinen die openstaan voor weggebruikers zoals voetgangers, fietsers, voertuigen of ander verkeer
- de nabijheid van de openbare weg: elke plaats of ruimte van waaruit gevaar kan ontstaan voor de gebruiker van de openbare weg
- de groene ruimte: de openbare plantsoenen, wandelplaatsen, parken, tuinen, pleinen, speelterreinen en alle stukken van de openbare ruimte buiten de openbare weg, die openstaan voor het verkeer van personen en in de eerste plaats bedoeld zijn voor wandelen en ontspanning.
Openbaar domein
Alle wegen, banen, straten, pleinen, parken, waterlopen en in het algemeen alle gedeelten van het Belgisch grondgebied die eigendom zijn van een publiek rechtspersoon en bestemd voor het gebruik van allen.
Private ruimte met een openbaar karakter
Het gedeelte van de openbare ruimte dat geen eigendom is van een publieke rechtspersoon.
Meldingsplicht
Alle organisatoren van voor het publiek toegankelijke feestelijkheden en evenementen, zelfs op en/of in private eigendommen, dienen een aanvraag te doen via het Eaglebe evenementenloket.
Volgende termijnen dienen gerespecteerd te worden:
- Markt, braderie, kermis - 30 dagen
- Stoet en optocht - 90 dagen
- Wijk- en buurtfeest - 30 dagen
- Sportevenement (uitgezonderd wielerwedstrijden) - 60 dagen
- Wielerwedstrijden - 98 dagen (14 weken) (op dit moment nog niet via het Eaglebe evenementenloket)
- Fuif - 90 dagen
- Eetfestijn - 30 dagen
- Muziek, dans en podiumkunsten - 30 dagen
- Horeca en handelsactiviteit - 42 dagen
- Andere - 30 dagen
Voor organisaties bestaande uit verschillende van bovenstaande types evenementen, dienen de verschillende specifieke aanvraagformulieren ingevuld te worden en geldt voor de hele organisatie de langste aanvraagtermijn.
Wetgevingen
Als organisator van een evenement zijn er heel wat wetgevingen waar je rekening mee moet houden.
Rookverbod
In alle openbare gebouwen (inclusief tenten) geldt een algemeen rookverbod. Rookverbodtekens en affiches rookverbod moeten door de organisator duidelijk en op meerdere plaatsen aangebracht worden (zowel aan de ingang van de zaal/tent als in de zaal/tent zelf). De organisator kan op regelmatige tijdstippen het rookverbod door de DJ laten omroepen.
Geluidsnormen
Het gebruik van elektronisch versterkte muziek is geregeld in de Vlaamse milieuregelgeving (VLAREM). Hierin zijn zowel normen opgenomen voor de muziekactiviteit zelf als voor de bescherming van de omgeving. Afhankelijk van de aard van de activiteit en het maximale geluidsniveau zijn bepaalde voorwaarden van toepassing.
Voor welke muziekactiviteiten?
De regelgeving over het maximale geluidsniveau geldt voor alle muziekactiviteiten die toegankelijk zijn voor publiek en waar elektronisch versterkte muziek wordt gespeeld. Dit wil zeggen:
- iedere openbare activiteit met opgenomen muziek (bv. cd’s, mp3...);
- elektronisch versterkte livemuziek (bv. liveoptredens met microfoons, versterkers...);
- een café met gewone achtergrondmuziek;
- een fuif in een zaal of een tent;
- een dansvoorstelling, een eetfestijn met achtergrondmuziek;
- een theatervoorstelling met muziek, een optreden in een kleine of grote zaal;
- een festival in openlucht;
- …
Activiteiten met enkel niet-elektronisch versterkte muziek (bv. fanfare, symfonisch orkest, kamerorkest... zonder versterking) vallen niet onder de regelgeving. Private evenementen op privédomein en dus niet toegankelijk voor het ruime publiek vallen ook niet onder deze wetgeving. Bij gedeeltelijke versterking zijn de geluidsnormen wel van toepassing ( bv. jazzcombo, semi-akoestische set, …).
Horeca-, zaaluitbaters en organisatoren moeten zich houden aan de actuele geluidsnormen.
Welke vergunning of toelating heb ik nodig?
Je hebt een vergunning of toelating nodig wanneer je maar één maal per jaar, of enkele keren per jaar een muziekactiviteit organiseert.
Het geluidsniveau voor een occasioneel evenement wordt ingedeeld in 3 categorieën:
- Categorie 1: het maximumvolume gaat nooit luider dan 85 dBA
Dit gaat om achtergrondmuziek tijdens een activiteit zoals een eetfestijn. Dit gaat niet om dansbare muziek. Je hoeft het geluid niet te meten, en je hoeft geen maatregelen te nemen voor gehoorbescherming. - Categorie 2: luider dan 85dB maar gemiddeld over 15 min niet luider dan 95 dBA
Dit is de muziek in café's, kleine fuiven of liveconcerten in een kleine zaal.
Maatregelen:- het geluidsvolume meten gedurende de volledige activiteit;
- het geluidsvolume moet zichtbaar zijn voor wie het geluid bedient;
- het plaatsen van een geluidsbegrenzer is geen verplichting.
- Categorie 3: luider dan 95 dBA maar gemiddeld over 60 min niet meer dan 100 dBA
Deze geluidsniveaus vind je bij rockconcerten, grote fuiven en in discotheken.
Maatregelen:
toestemming vragen aan het college + vermelden welk maximum niveau je wil hanteren. Het maximum niveau mag nooit hoger zijn dan 100 dBA;- het geluidsvolume meten gedurende de volledige activiteit;
- je registreert het gemeten geluidsvolume gedurende de volledige activiteit;
- het geluidsvolume moet zichtbaar zijn voor wie het geluid bedient;
- het plaatsen van een geluidsbegrenzer is geen verplichting;
- gratis oordopjes ter beschikking stellen van het publiek.
Belangrijk! In Galmaarden wordt er een maximum geluidsniveau van 95 dBA (categorie 2) toegestaan. Wil je als organisator een uitzondering op deze regel moet je dit aanvragen via het online evenementenformulier. Het is de bevoegdheid van de burgemeester om deze uitzondering van 95 dB(A) naar 100 dB(A) al dan niet toe te staan.
Meer informatie omtrent de geluidsnormen vind je op: https://ikorganiseer.be/organiseren/geluidsnormen
Schenken van alcoholhoudende dranken
Sinds 10 januari 2010 is er een verbod op de verkoop van alcohol aan jongeren. Kinderen en jongeren zijn kwetsbaarder voor de effecten van alcohol dan volwassenen omdat hun hersenen nog in volle ontwikkeling zijn. Ze kunnen de gevaren nog niet zo goed inschatten en lopen dus meer risico op ongevallen, geweld en zelfverwonding als ze dronken zijn.
In ons land is het verboden om:
- alcohol (onder "alcohol” wordt verstaan elke drank of product waarvan het effectief alcoholvolumegehalte hoger is dan 0,5% vol., bv. bier en wijn) te verkopen, te schenken of aan te bieden aan min zestienjarigen;
- sterke drank (onder "sterke drank” wordt verstaan gedestilleerde drank met een alcoholgehalte van meer dan 1,2% of gegiste drank van meer dan 22%, bv. alcoholpops, wodka, whisky, gin, jenever, likeur, cognac, … en cocktails op basis hiervan) te verkopen, te schenken of aan te bieden aan min achttienjarigen.
De verkoop van alcohol aan jongeren wordt gecontroleerd door de Controledienst Tabak en Alcohol van de FOD Volksgezondheid maar ook de politie kan het verbod op de verkoop van alcohol aan jongeren controleren.
Wil je als organisator sterke drank schenken op je evenement dan moet je dit aanvragen via het Eaglebe evenementenloket. Het is de bevoegdheid van de burgemeester om al dan niet een sterke drankvergunning toe te kennen.
Meer info over het schenken van alcohol op je evenement kan je hier terugvinden of op https://ikorganiseer.be/organiseren/alcohol
Toelating voor het afsteken van vuurwerk
Art. 36. uit het Algemeen politiereglement Politiezone Pajottenland legt het volgende vast:
Met behoud van de toepassing van de wettelijke en reglementaire bepalingen is het verboden, zowel op de openbare plaats als op private domeinen, binnenplaatsen en op alle plaatsen die palen aan de openbare weg, om het even welk vuurwerk af te steken of voetzoekers, thunderflashes, knal- en rookbussen of andere zaken te laten ontploffen en wensballonnen op te laten.
De burgemeester is ertoe gemachtigd toestemming te verlenen om feestvuurwerk af te steken. Er dient in dit geval altijd een aanvraag te gebeuren via het Eaglebe evenementenloket.
Orde en toezicht op je fuif
Organisatoren verzekeren de orde op en rond hun fuif en houden toezicht in de onmiddellijke omgeving van de locatie door het aanstellen van volgende personen:
- ofwel een fuifcoach* en de nodige fuifstewards (vrijwilligers met een link met de vereniging)
- ofwel een erkende securityfirma
Dit is niet van toepassing voor evenementen in of georganiseerd door lokale horeca.
*De fuifcoach dient de opleiding fuifcoach gevolgd te hebben, georganiseerd door de jeugdregio Pajottenland.
Voor het uitoefenen van bewakingsactiviteiten moeten fuifstewards +18 jaar zijn. Fuifstewards tussen 16 en 18 jaar kunnen geen bewakingsactiviteiten uitvoeren. Zij kunnen wel een oogje in het zeil houden. Cf. fuifreglement artikel 7 (categorie B).
Indien de organisator kiest voor het aanstellen van een fuifcoach en de nodige fuifstewards, dient hij/zij het formulier van FOD Binnenlandse Zaken in te vullen: ‘aanvraag toestemming burgemeester voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten door effectieve leden van de vereniging of personen die een effectieve en aanwijsbare band hebben met de vereniging’ (Belgisch Staatsblad 21.09.2018 – cf. artikel 24 van de wet van 02.10.2017 tot regeling van de private en de bijzondere veiligheid). FOD Binnenlandse Zaken kan controles uitvoeren op het inzetten van security en naleving van deze wetgeving.
Een ingevuld formulier FOD kan geüpload worden in het Eaglebe evenementenloket. De persoon die op dit formulier als leidinggevende vermeld staat, wordt gezien als fuifcoach en moet dus de opleiding fuifcoach gevolgd hebben.
Opleiding fuifcoach
De opleiding fuifcoach wordt georganiseerd door projectvereniging jeugdregio Pajottenland en bestaat uit drie onderdelen:
- een theoretisch gedeelte: fuifbeleid, wetgeving,...;
- EHBO;
- vrijblijvende opleiding brandbestrijding i.s.m. PIVO
Meer info (data, inschrijving…) over de opleiding fuifcoach vind je hier terug.
Wanneer je beroep doet op een erkende bewakingsfirma dan heb je nog steeds een fuifcoach nodig, maar hoef je wel geen fuifstewards meer te voorzien.
Een lijst met erkende bewakingsfirma's kan je hier terugvinden.
Mobiele toiletten
Indien nodig (bv. evenement in open lucht, aantal toiletten ontoereikend voor aantal bezoekers, …) dienen organisatoren zelf mobiele toiletten te voorzien. De gemeente staat niet in voor de afvoer.
Afvalcontainers
Afvalcontainers kunnen aangevraagd worden via de website van ILvA.
Drones
Meer info over het gebruik van drones kan je hier terugvinden.
Promotie maken – affiches, flyers en aanplakborden
We leven in een digitaal tijdperk waar promotie vooral gemaakt wordt via sociale media zoals Facebook, Instagram… Maar zelfs in digitale tijden mag je de kracht van goed drukwerk niet onderschatten. Net omdat er zoveel online gecommuniceerd wordt, kun je met een originele affiche of flyer erg opvallen.
Meer info over het aanplakken van affiches, het verdelen van flyers en het plaatsen van aanplakborden vind je hier terug.